Las cuentas corrientes comerciales son una parte esencial de una operación porque brindan un lugar para registrar las transacciones diarias y mantener el flujo de efectivo. Es importante mantener las finanzas de su empresa separadas de sus finanzas personales. Esto le ayudará con los impuestos, las obligaciones y el funcionamiento diario de su negocio.
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Obtener una cuenta corriente empresarial
El mejor momento para obtener una cuenta corriente comercial es tan pronto como establezca su negocio como entidad oficial. Esta es la cuenta que utilizará para pagar facturas relacionadas con el negocio y depositar sus ganancias. Lo que no desea hacer es utilizar su cuenta corriente personal para procesar transacciones comerciales.
Esto es diferente de una cuenta de comerciante, que es una cuenta que le permite aceptar tarjetas de crédito y débito.
Por qué necesita una cuenta corriente comercial
La razón principal para abrir una cuenta corriente comercial es que le permite mantener sus transacciones comerciales separadas de sus transacciones personales. Esto no sólo facilitará el seguimiento de las transacciones comerciales, sino que también simplificará las cosas en lo que respecta a los impuestos.
Aquí hay algunas otras razones por las que podría necesitar una cuenta corriente comercial:
- Proporciona un registro oficial de sus transacciones comerciales.
- Facilita el seguimiento de su flujo de caja.
- Le permite realizar un seguimiento de los pagos a proveedores, contratistas, asociados y otras personas en su lista de tareas pendientes.
- Puede ofrecer protección de responsabilidad al mantener los fondos de su empresa separados de sus fondos personales.
- Permite a los clientes realizar pagos a su empresa en lugar de hacerlo directamente a usted.
- Le permite capacitar a los empleados para que realicen tareas bancarias diarias relacionadas con su negocio.
- Facilita la calificación para líneas de crédito y otros beneficios bancarios.
Elegir el banco adecuado para su negocio
Antes de comenzar a investigar bancos, debe determinar cómo utilizará la cuenta.
Por ejemplo, si trabaja con efectivo, probablemente desee un banco local con sucursales físicas cercanas para poder realizar depósitos en efectivo diarios.
Por otro lado, si el acceso a una sucursal física no es importante para su negocio, es posible que desee utilizar un banco en línea para ahorrar dinero en tarifas. Los bancos en línea suelen tener menos comisiones porque tienen menos gastos generales.
Elegir el banco adecuado para su cuenta corriente también significa analizar algunos de los beneficios que se ofrecen a las empresas. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:
- Impuestos mensuales
- Requisitos mínimos de saldo de cuenta
- Límites de transacciones
- Tarifas de transacción, como tarifas de transferencia o tarifas de cajero automático
- Opciones para ganar intereses
- Acceso a líneas de crédito
- Ofertas de bienvenida
Las cuentas bancarias comerciales a veces tienen límites sobre la cantidad de transacciones gratuitas que puede procesar cada mes. También puede haber límites sobre la cantidad de efectivo que puede depositar cada mes antes de que le cobren.
Esto es diferente de las cuentas corrientes personales, por lo que si tiene un negocio con muchas transacciones o mucho efectivo, querrá elegir un banco que no le cobre más por esto.
Documentos necesarios para abrir una cuenta corriente comercial.
Al igual que con cualquier tipo de cuenta bancaria, deberá proporcionar ciertos documentos para abrir una cuenta corriente comercial. Los requisitos varían según el banco, pero estos son algunos de los documentos comunes que es posible que deba proporcionar:
- Número de identificación del empleador (EIN) o número de Seguro Social si es propietario único
- Documentos de creación de empresas.
- Acuerdos de propiedad/asociación
- Licencia de negocios
- Identificación personal como licencia de conducir o pasaporte.
- Certificado de DBA o certificado de nombre comercial si su empresa tiene un nombre diferente al suyo
- Dirección postal comercial
- Dirección personal e información de contacto.
Tarifas asociadas con cuentas corrientes comerciales
Las tarifas que paga por una cuenta corriente comercial variarán según el banco e incluso según la cuenta.
En algunos casos, los bancos pueden ofrecer más de una cuenta corriente comercial: una cuenta estándar sin tarifas y una cuenta premium con funciones avanzadas que cobra tarifas. En muchos casos, es posible que tenga cargos mensuales que se pueden eliminar para cumplir con ciertos requisitos de saldo o actividad.
A continuación se detallan algunos cargos que puede encontrar con una cuenta corriente comercial:
Tarifas de servicio mensuales
Muchas cuentas corrientes comerciales tienen algún tipo de tarifa de servicio mensual. Por lo general, oscilan entre $ 10 y $ 30 por mes, aunque es posible que deba enfrentar tarifas más altas para cuentas con funciones premium. Consulte con su banco para saber si se pueden eliminar los cargos y cómo hacerlo.
Tarifas de transacción
Algunos bancos cobran a los clientes comerciales una tarifa por cualquier transacción que supere un límite determinado.
Tarifa de depósito en efectivo
Si su banco limita la cantidad de efectivo que puede depositar cada mes, deberá pagar una tarifa por exceder esa cantidad. Si su negocio funciona con mucho efectivo, debe evitar los bancos que cobran una tarifa por depósito en efectivo.
Tarifas de transferencia bancaria
Esta tarifa se cobra cuando envías dinero de un banco a otro. Puede oscilar entre $0 y $40, dependiendo del banco. Si va a enviar o recibir transferencias bancarias, esto es algo que debe tener en cuenta.
Administrar su cuenta corriente comercial
Administrar su cuenta corriente comercial puede requerir un poco más de trabajo que administrar su cuenta corriente personal. Parte de mantener buenos registros comerciales es categorizar sus gastos. Esto ayuda a su contador y al IRS a saber qué gastos deduce de sus ingresos y por qué.
Categorizar tus gastos también te ayuda a entender cuánto estás gastando, así sabrás cuánto estás gastando en diferentes artículos, como publicidad o material de oficina.
Puede utilizar software de contabilidad o contabilidad para ayudarle a hacer esto, y algunos bancos en línea ofrecen categorización de transacciones como una característica de su cuenta. Esto puede parecer una tarea tediosa, pero si la abordas diaria o semanalmente, todo irá bien.
Conciliar su cuenta mensualmente también lo ayudará a asegurarse de no haber perdido ninguna transacción y de que sus libros estén al día.
Cuentas corrientes comerciales en línea versus bancos físicos
El tipo de negocio que ejecute determinará si debe abrir una cuenta corriente en un banco tradicional con sucursales o en un banco solo en línea.
Si desea realizar operaciones bancarias personales o necesita depositar efectivo con frecuencia, entonces querrá elegir un banco con ubicaciones cercanas a su negocio. Casi todos los bancos tradicionales también ofrecen opciones de banca móvil y en línea.
Si no necesita realizar operaciones bancarias en una sucursal física, los bancos solo en línea son una excelente opción. Suelen tener comisiones más bajas y tipos de interés más altos que los bancos tradicionales.
Cambiar de una cuenta corriente personal a una comercial
Si ha estado utilizando su cuenta corriente personal para su negocio, puede resultar un poco desalentador pensar en trasladar las finanzas de su empresa a su propia cuenta.
Estos son los pasos que debe seguir para que el proceso sea lo más sencillo posible:
- Abra su nueva cuenta comercial.
- Financia tu cuenta comercial. Esto podría significar sacar dinero de su cuenta personal y colocarlo en la cuenta comercial.
- Mueva cualquier transferencia, pago o depósito automático. Si tiene clientes que le pagan con ACH, deberá notificarles sobre su nueva cuenta. Es posible que también deba agregar su nueva cuenta a PayPal o Venmo si le pagan de esa manera. Por supuesto, también deberás cambiar cualquier factura que pagues automáticamente.
- Comience a usar su nueva cuenta comercial para todas las transacciones relacionadas con su negocio.
Es posible que también desee considerar la posibilidad de configurar un software de contabilidad para su nueva cuenta corriente.
Características de seguridad de las cuentas corrientes comerciales
Todas las cuentas corrientes deben tener características de seguridad para proteger su dinero e información, pero esto es especialmente importante con las cuentas comerciales debido al daño que las violaciones de seguridad pueden causar a sus relaciones comerciales.
Aquí hay algunas características de seguridad que debe esperar:
- Cifrado de datos: Esto codifica su información en un formato que solo el banco puede leer.
- Autenticación multifactor: La autenticación multifactor es cuando recibes un mensaje de texto o correo electrónico con un código que debes ingresar al iniciar sesión. Esto ayuda a verificar su identidad.
- Capacitación en prevención de fraude para empleados: Los empleados deben estar capacitados sobre la mejor manera de proteger sus datos.
- Requisitos de contraseña estrictos: Tener restricciones de caracteres y pistas ayuda a los clientes a crear contraseñas seguras.
- Monitoreo de cuenta: Monitorear su cuenta ayuda a determinar si ha sido comprometida.
- Alertas de actividad sospechosa: Las alertas ayudan a los clientes a monitorear su cuenta y ayudan a identificar transacciones no autorizadas de inmediato.
El seguro de la FDIC también es algo que debe buscar. Esto no es una característica de seguridad en sí misma, pero protege sus fondos si el banco quiebra.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Sí, casi todos los bancos y cooperativas de crédito le permiten abrir cuentas tanto en línea como en sucursales físicas.
Muchas cuentas corrientes comerciales requieren un depósito inicial mínimo, aunque el monto varía según el banco y la cuenta. También puede encontrar cuentas que no tienen ningún requisito de saldo mínimo.
Técnicamente, puede utilizar una cuenta corriente personal para su negocio si es propietario único. Si sigue esta ruta, solo debe usar la cuenta para negocios, esto ayuda a mantener todo separado y facilitará mucho el momento de los impuestos.
Sin embargo, si tiene una LLC, deberá abrir una cuenta corriente comercial, ya que la empresa es su propia entidad legal. Hacer que su empresa tenga su propia cuenta también le brindará cierta protección legal si alguna vez lo demandan.
Si ve alguna transacción no autorizada en su cuenta, llame a su banco inmediatamente para informar el problema. También debe cambiar su contraseña y otra información de seguridad.
No hay límite para la cantidad de cuentas corrientes comerciales que puede tener. Si tiene más de una empresa, querrá una cuenta separada para cada una. Sin embargo, no querrás tener que hacer malabares con demasiadas cuentas porque eso puede crear complicaciones desde un punto de vista operativo.