por Joe Watkins, director de desempeño del mercado de gestión financiera de Pinnacle Financial Partners
Hay más formas que nunca para que las pequeñas empresas paguen sus facturas y gastos: cheques tradicionales; tarjetas de débito, crédito y compra; transacciones de cámara de compensación automatizada (ACH) e incluso aplicaciones de pago.
¿Cuál es la forma más eficiente, rentable y segura de realizar pagos? Sopesar las siguientes prioridades:
- Seguridad
- Costos para la empresa
- Velocidad a la que se debe realizar el pago
- Las devoluciones o protecciones más efectivas
Por ejemplo, algunos proveedores ofrecen opciones de descuento por pagos puntuales o anticipados. Las tarjetas de crédito ofrecen protección de compra.
cheques en papel
La mayoría de las pequeñas empresas todavía utilizan cheques en papel para pagar a otras empresas, al menos ocasionalmente. Si bien puede resultar poco práctico eliminar los cheques por completo, existen muchas razones para dejar de usar papel, y el fraude con cheques y los retrasos en el correo ocupan un lugar destacado en esa lista. Reserve pagos con cheques en papel solo para empleados y proveedores que no le darán su información bancaria para enviarles pagos electrónicos.
Tarjetas de crédito
Las tarjetas de crédito pueden ser una herramienta útil para tu negocio siempre que se utilicen correctamente. Las tarjetas comerciales a menudo ofrecen mejores APR que las tarjetas personales, pero los cargos por intereses sobre los saldos impagos aún pueden ser altos. Asegúrese de conocer la APR y la tarifa anual de su tarjeta (si corresponde). Los usos y beneficios incluyen:
- Realizar pagos periódicos. Esto no solo proporciona una detección de fraude integrada, sino que también puede ayudar a mejorar su puntaje crediticio comercial y ayudarlo a conservar más efectivo.
- Seguimiento de gastos. El uso de tarjetas de crédito puede ayudarle a realizar un seguimiento de los gastos de su negocio fácilmente. Los intereses de la tarjeta de crédito sobre gastos relacionados con el negocio son deducibles sujetos al máximo del IRS.
- Cubrir gastos a corto plazo. Las tarjetas de crédito pueden resultar útiles cuando necesita realizar gastos financieros a corto plazo y espera que le reembolsen rápidamente.
- Para mantenerse al día. Las tarjetas de crédito también pueden ayudarle a mantenerse al día con sus proveedores si necesita subcontratar antes de que le paguen.
- Aprovechando las recompensas. Muchas tarjetas recompensarán compras de material de oficina o estancias en hoteles.
Existen varios tipos de tarjetas de crédito comerciales, incluidas las tarjetas de compra que incluyen tipos de cuentas virtuales y fantasmas.. Son útiles para empresas que ponen el poder adquisitivo en manos de múltiples equipos e individuos, y ofrecen funciones clave de seguridad y control, incluidos informes de gastos de los titulares de tarjetas. Las cuentas virtuales y fantasma tienen todos los beneficios de seguridad de una tarjeta de crédito o de compra física, incluidos límites en los tipos y montos de transacciones, pero limitan la exposición de la tarjeta al fraude y tienen menos posibilidades de ser robadas.
Cámara de compensación automatizada (ACH) y transferencias bancarias
ACH y las transferencias bancarias permiten la aprobación de múltiples niveles, lo que significa que su equipo puede iniciar una transacción y usted, como líder, la aprobará. Todo se hace a través de un portal en línea seguro que usted controla, y tanto con ACH como con transferencia bancaria, su banco tendrá medidas de seguridad integradas para verificar su identidad antes de que se procese cualquier cosa.
Las transferencias bancarias son un método fiable y seguro para transferir una cantidad importante de dinero. Si bien la transferencia tiene un costo (dependiendo del monto transferido y el destino), es eficiente, efectiva y segura, siempre que se sigan los protocolos para verificar la identidad del beneficiario y la validez de la solicitud.
Aplicaciones de pago
Hay varias aplicaciones de pago que puede vincular a una tarjeta de crédito o débito o a una cuenta bancaria. Son útiles para las partes que pagan que conoce y en las que confía, y sus principales ventajas son la velocidad (algunas aplicaciones transfieren fondos desde su cuenta directamente a la cuenta registrada del destinatario en minutos) y la protección de su tarjeta o número de cuenta (de su destinatario). ¿La desventaja de esta velocidad y eficiencia? No puede recuperar el dinero enviado mediante transferencia directa y no hay protección de pago si un estafador lo engaña para que autorice una. Además, proteger los datos de su tarjeta y cuenta es tan bueno como la seguridad de la aplicación, así que elija una empresa de confianza y lea la letra pequeña.
Dinero
Los pagos en efectivo están algo desactualizados, pero son útiles en pequeñas cantidades y a nivel local. Realizar grandes pagos en efectivo es un método de pago inseguro e imposible de rastrear y no tiene protección de compra. Así que mantenga los pagos en efectivo al mínimo y guárdelos para gastos emergentes económicos.