Para cualquier agencia gubernamental, los esfuerzos de transformación digital pueden resultar desalentadores. Los líderes gubernamentales a menudo comienzan su viaje de modernización implementando firmas electrónicas para agilizar sus procesos de acuerdos.
Si bien una firma electrónica es un primer paso ideal hacia la transformación digital, muchas agencias todavía luchan con procesos manuales antes y después de la firma, como el control de versiones y cómo y dónde se almacenará el acuerdo.
El almacenamiento seguro de acuerdos es el siguiente paso natural en la transformación de la gestión de acuerdos, ya que abre la puerta a nuevas capacidades poderosas, como análisis de datos e información que allana el camino para una verdadera transformación digital.
Desde la firma hasta el almacenamiento, es posible aumentar el control y la visibilidad del acuerdo, al tiempo que se reduce el tiempo necesario para encontrar el contrato correcto y buscar información, obligaciones o relaciones críticas que requieran una acción urgente.
Qué hacer después de firmar
Por supuesto, el ciclo de vida de un acuerdo no termina una vez firmado. Si los acuerdos no se organizan y almacenan adecuadamente, esto puede provocar pérdida de información e incumplimiento de los términos contractuales. Sin embargo, sin automatización, este es un proceso lento y propenso a errores en el que cada acuerdo debe archivarse individualmente y su información exportarse manualmente a una hoja de cálculo, lo que puede llevar a la dispersión de datos.
Afortunadamente, la plataforma DocuSign permite a las agencias del sector público ampliar sus capacidades digitales, desde firmar documentos electrónicamente hasta almacenarlos y administrarlos en un repositorio autorizado por FedRAMP.
DocuSign ofrece un repositorio central inteligente especialmente diseñado donde los documentos se pueden archivar o exportar automáticamente en varios formatos sin requerir intervención humana constante.
Esto hace que sea mucho más fácil para los departamentos de adquisiciones, recursos humanos, TI y administradores de casos acceder y revisar todos los acuerdos existentes.
Visibilidad y control de acuerdos mejorados
Ya no basta con almacenar los contratos en archivadores o dispositivos digitales. Si bien conocer su ubicación es esencial, la verdadera importancia está en organizar y comprender el contenido de estos acuerdos.
La plataforma DocuSign permite a las agencias desbloquear los datos contenidos en sus acuerdos. Esto incluye extraer informes y crear paneles para comprender tendencias específicas en sus campos de datos u obligaciones contractuales, mejorar la visibilidad y permitir la transparencia en todos los conjuntos de datos. Las agencias ahora pueden mejorar la supervisión de los acuerdos, realizando un seguimiento de los términos y plazos importantes y al mismo tiempo garantizando el cumplimiento oportuno de las obligaciones contractuales.
Debido a que los procesos de acuerdos actuales abarcan múltiples sistemas y departamentos diferentes, controlar el documento y la información que contiene puede resultar difícil de gestionar.
Atrás quedaron los días de integraciones de sillas giratorias, reescrituras, esfuerzos duplicados y errores manuales. Ahora existe un proceso confiable, seguro y automatizado que brinda a nuestros clientes el control total y la visibilidad que necesitan para el almacenamiento, la búsqueda y la generación de informes de forma segura.
Mantener el cumplimiento
El cumplimiento es extremadamente importante para cualquier agencia gubernamental federal, estatal o local. Un repositorio central ayuda a los departamentos a gestionar acuerdos en todo el flujo de trabajo, lo que mejora el cumplimiento de los estándares internos y garantiza que ambas partes sigan cumpliendo los términos del acuerdo y al mismo tiempo cumplan con las aprobaciones y certificaciones regulatorias.
Tanto DocuSign eSignature como DocuSign CLM han obtenido la autorización moderada de FedRAMP y la autorización provisional IL4, lo que permite a las agencias implementar una plataforma segura para gestionar todos sus procesos de acuerdos, ya sea para la concesión de subvenciones o para aumentar la eficiencia en torno a los tiempos de ciclo de los contratos de salud conductual.
Resultados clave
Al introducir un repositorio central en el ciclo de vida de su acuerdo, las agencias ahora pueden ofrecer una ubicación única con controles de seguridad granulares y supervisión integrada. Las organizaciones del sector público pueden ver valor y resultados inmediatos centrándose en la parte posterior a la implementación del proceso del acuerdo.
Los acuerdos ahora son detectables, ejecutables y seguros, lo que reduce el tiempo dedicado a buscar acuerdos individuales y ayuda a los equipos a identificar rápidamente los elementos que necesitan una acción inmediata.
Una mayor visibilidad y una mejor eficiencia en el back-end no solo informan la transformación del front-end, sino que también ayudan a las agencias del sector público a dar el siguiente paso crucial hacia la modernización digital de extremo a extremo y ver impactos positivos rápidamente.
Obtenga más información sobre DocuSign CLM aquí. O, si está listo para crear un repositorio central inteligente para todos sus acuerdos posteriores a la firma, comuníquese con nuestro equipo de ventas.