Transformación ágil: cómo las agencias federales pueden acelerar los servicios y reducir costos

Los enfoques ágiles están transformando la forma en que operan las agencias federales, acelerando la prestación de servicios y reduciendo costos al tiempo que aumentan la satisfacción de las partes interesadas. Pasar a Agile puede presentar obstáculos, pero adoptar estrategias probadas puede agilizar la transición.

El paso a Agile en el sector público implica adaptar enfoques dinámicos y orientados al equipo desde el desarrollo de software a otras funciones gubernamentales. Este método deconstruye grandes proyectos en segmentos manejables para que diferentes equipos puedan trabajar simultáneamente hacia un objetivo común, mejorar la eficiencia y la velocidad de los servicios gubernamentales.

Cynthia Ferreira, asesora de estrategia federal de Scaled Agile, Inc., dice que las prácticas ágiles inicialmente fueron más fáciles de administrar y mostraron resultados con equipos pequeños porque había menos personas involucradas y el trabajo estaba más enfocado.

A medida que Agile ganó popularidad y agencias más grandes, como el Departamento de Defensa de EE. UU., buscaron su eficacia, se extendió para incluir grandes equipos con diversas funciones.

«Lo que estamos viendo es que cuando ampliamos la escala, cuando ahora tenemos cientos de ingenieros, evaluadores y personas de experiencia de usuario trabajando juntos, realmente se requiere un poco más de rigor en cómo se planifica el trabajo y cómo se demuestra el trabajo y cómo se evalúa el trabajo», dice Ferreira.

Al implementar Agile en equipos más grandes, Ferreira enfatiza que además de la necesidad de una mejor planificación y organización, el cambio cultural es un obstáculo.

«Casi todas las personas con las que hablo que ocupan puestos de liderazgo en el gobierno, y en cierto modo ocurre lo mismo en todas las diferentes agencias y departamentos, mencionan que cambiar la cultura es un desafío», dice.

Muchos funcionarios se jubilarán pronto, lo que puede provocar una pérdida de experiencia, pero también abre la puerta a nuevas formas de trabajar. Ferreira señala que existe una división notable en la voluntad de adaptarse: los nuevos empleados están ansiosos por utilizar métodos ágiles, pero aquellos que se acercan a la jubilación están menos abiertos a cambiar sus métodos, afirma.

Navegando por los próximos cambios culturales

Cambiar la cultura para adoptar Agile puede resultar difícil. Ferreira aconseja utilizar tácticas que identifiquen y apoyen a quienes están impulsados ​​por una misión y dispuestos a apoyar iniciativas ágiles.

Ferreira ve esto como una oportunidad para convencer a los líderes de que adoptar Agile puede estar a la altura de sus ambiciones y contribuir a una gestión más eficaz.

Se necesitan otras correcciones para Agile.

La pandemia ha obligado a pasar al trabajo remoto, interrumpiendo la colaboración tradicional en equipo cara a cara. Ágil, que se nutre de la interacción estrecha, adaptada a esta nueva realidad. Ahora, con las nuevas herramientas de diseño y planificación remota, es más fácil integrar a los participantes remotos en el flujo de trabajo.

«Hay un pequeño sacrificio en esa creatividad natural que ocurre cuando están juntos alrededor de una pizarra y resolviendo problemas, pero también tienen la capacidad de reunir a más personas a través de estas herramientas remotas que les permiten planificar y diseñar». dice Ferreira.

Por ejemplo, dice, las herramientas de colaboración en línea pueden ayudar a involucrar a más personas, incluidas las introvertidas que tal vez no hablen tanto en persona. Estas herramientas crean un espacio donde todos tienen las mismas oportunidades de compartir sus ideas, lo que hace que la comunicación sea más inclusiva.

Además, las herramientas en línea pueden apoyar la apertura y el trabajo en equipo en el gobierno. Pueden admitir métodos ágiles al realizar un seguimiento del flujo de trabajo de todos los involucrados y permitir que los equipos realicen cambios rápidos en los cronogramas y tareas del proyecto cuando sea necesario.

Ferreira dice que los contratos gubernamentales a menudo generan tensiones porque el gobierno dicta las tareas y los contratistas deben cumplir con las regulaciones, lo que puede ocultar el progreso o los problemas reales de un proyecto.

Cuando las agencias y los contratistas adoptan herramientas de colaboración en línea y métodos ágiles, se obtienen beneficios como una mayor transparencia del flujo de trabajo y un progreso acelerado, y pueden mitigar los crecientes dolores de cabeza de todos los involucrados.

Es importante que para los proyectos gubernamentales, especialmente en defensa, solo se utilicen herramientas seguras en línea para evitar la filtración de información confidencial. Estas herramientas deben estar aprobadas por el Programa Federal de Autorización y Gestión de Riesgos o estar alojadas en centros de datos seguros o en las instalaciones.

La evolución de Agile y qué esperar

Hoy en día, los métodos ágiles se utilizan para proyectos grandes y complejos, como la construcción de satélites o cohetes, donde la capacidad de adaptarse a la información aprendida y realizar cambios rápidos es importante. A diferencia de los métodos tradicionales en cascada, Agile permite pruebas y mejoras iterativas, lo que reduce la probabilidad de errores costosos en estos proyectos avanzados.

El año pasado, se introdujo la Ley de Adquisiciones AGILE para capacitar a los funcionarios de adquisiciones gubernamentales en métodos ágiles, ayudándolos a elaborar contratos que permitan realizar el trabajo más rápido.

«Todas aquellas áreas funcionales que rodean el desarrollo de valor también deben ser flexibles», afirma Ferreira.

Ferreira imagina un futuro en el que organizaciones enteras, incluso agencias a nivel de gabinete, utilicen Agile para adaptarse, aprender de la experiencia e iterar de manera efectiva. Las plantillas y herramientas en línea ayudan a las agencias a realizar la transición a métodos ágiles de forma organizada y unificada, lo que facilita la implementación de Agile a escala.

Para iniciar prácticas ágiles a escala, las plataformas de colaboración visual como Bluescape, que incluye plantillas Scaled Agile, pueden guiar a las agencias a través del proceso. Estos recursos simplifican tareas como la planificación y la estimación, lo que facilita la transición a Agile para los principiantes.

«Nuestra misión es apoyar a cualquier organización que quiera transformar la forma en que trabajaban antes a esta nueva forma de trabajar, haciendo cosas muy iterativas y con ciclos de aprendizaje», dice Ferreira. «Tenemos todo un equipo enfocado en ayudar al gobierno federal a lograrlo».

Obtenga más información sobre cómo Agile puede ayudar a su organización a transformar la forma en que opera su agencia.

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